Paper Tugas UAT SIM (Maghleb Yudinna Elmir)

I. PENDAHULUAN

1.1          Latar Belakang

Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasa disebut sebagai Sistem Informasi (SI). Pada era kekinian, lingkungan bisnis mengalami tingkat kompetisi yang semakin tinggi dan ketat. Tak pelak lagi, penggunaan sistem informasi mutlak diperlukan untuk menciptakan keunggulan kompetitif dari sebuah bisnis, membantu pelaksanaan proses bisnis dan kepentingan operasional serta pengambilan keputusan manajemen. Perusahaan perlu merencanakan, menganalisis, mengembangkan, serta mengimplementasikan sistem informasi yang tepat untuk diaplikasikan di dalam perusahaan sehingga tujuan perusahaan tercapai.

Sistem Informasi adalah gabungan dari sumber daya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan dan prosedur yang terorganisir yang mampu menyimpan, mengambil, dan mendistribusikan informasi di dalam sebuah organisasi.

Sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sistem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harus disediakan untuk memecahkan masalah tersebut.

Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru.

1.2          Perumusan Masalah

Pengaplikasian sistem informasi yang sangat dibutuhkan untuk kemajuan bisnis perusahaan ini membutuhkan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya (finansial dan lainnya) yang tidak mudah dan murah. Oleh karena itu acap kali dijumpai kasus dimana suatu perusahaan ingin membuat suatu sistem informasi terintegrasi tetapi kemudian terkejut dengan harganya yang dianggap terlalu mahal dan segera membatalkan rencana tersebut. Walaupun sebenarnya tingkat efisiensi yang akan diperoleh akan jauh lebih tinggi dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan sebuah sistem.

Untuk mengatasi hal tersebut, hadirlah sistem outsourcing yang menjadi alternatif baru bagi perusahaan yang ingin menerapkan sistem informasi dengan memanfaatkan sumberdaya se-efisien mungkin. Sistem outsourcing menjawab permasalahan kebutuhan sistem informasi perusahaan dalam rangka meningkatkan keuntungan dan keunggulan kompetitif perusahaan.

Dalam penerapan suatu sistem informasi, langkah pertama adalah menganalisa ataupun memperbaiki bisnis proses yang sudah ada agar menjadi lebih baik. Oleh karena itu diperlukan seorang pimpinan perusahaan yang open minded, yang bisa menerima perkembangan teknologi, yang memiliki visi misi perusahaan untuk terus berkembang dengan mengerahkan sumberdaya seoptimal mungkin. Hal inilah yang merupakan modal dasar dalam penerapan sistem informasi.

Tanpa adanya hal tersebut, hasil terbaik tidak akan bisa didapat walaupun banyak biaya yang sudah dikeluarkan dan banyak hal yang sudah dikorbankan karena sebaik-baiknya suatu sistem informasi, jika tidak dipakai akan sia-sia belaka.

1.3          Tujuan Penulisan

Paper ini membahas tentang pemilihan alternatif pengembangan dan penerapan sistem informasi bagi perusahaan secara outsourcing, pengertian dan perbandingan antara outsourcing dan insourcing, serta analisa mengenai kelebihan dan kelemahan pengembangan sistem informasi antara outsourcing dan insourcing dan bentuk lainnya.

II. PEMBAHASAN

Ada berbagai cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk melakukan pengadaan sistem informasi. Perusahaan dapat membuat sendiri (Insourcing), atau membeli perangkat lunak yang sudah jadi, maupun menyerahkannya pada tenaga outsourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kekurangan dan dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi organisasi untuk memilih pengadaan sistem informasi secara tepat dan bijak.

Outsourcing atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non-core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing.

Ada banyak pertimbangan kenapa sebuah perusahaan mengambil outsourcing sebagai strategi untuk operasional sistem informasi yang efektif. Selain pertimbangan biaya tentunya, adalagi pertimbangan lain yang menjadi faktor pendorong terbesar seperti penyesuaian antara strategi sistem informasi dan strategi bisnis perusahaan.

Saat ini misalnya, hanya sedikit perusahaan yang dapat memisahkan antara strategi sistem informasi dan strategi bisnisnya. Pada praktiknya dilapangan strategi sistem informasi dan strategi bisnis saling berkaitan, dan kemampuan teknologi informasi dalam banyak kasus menentukan bagaimana strategi bisnis. Seperti misalnya menentukan dampak dari penjualan langsung lewat telepon pada sektor asuransi ritel atau pengenalan dari kartu loyalitas di supermarket.

Perubahan teknologi terjadi sangat cepat dan memakan investasi yang besar, akibatnya banyak perusahaan percaya bahwa mereka tidak memiliki cukup sumberdaya atau organisasi untuk melakukan pengembangan, padahal penggunaan teknologi tersebut jelas mampu meningkatkan kompetensi perusahaannya. Dalam situasi demikian perusahaan dapat memilih outsourcing untuk menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi.

Dalam kaitannya dengan strategi, ada banyak pendekatan lain yang umumnya dilakukan dilakukan perusahaan misalnya adalah dengan memisahkan sistem strategis seperti basisdata pemasaran dari sistem komoditas seperti penggajian, penggudangan, atau aplikasi lain. Sementara beberapa perusahaan mencoba untuk mengoutsource pengembangan dari sistem yang baru atau menggunakan sistem yang lebih stabil seperti operasional dan data center.

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan memutuskan untuk menggunakan jasa outsourcing dalam mengembangkan sistem informasi di perusahaannya, seperti yang ditunjukkan oleh gambar berikut :

Gambar 1 : Alasan perusahaan menggunakan jasa outsourcing

Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008

Berdasarkan hasil penelitian tim riset PPM pada tahun 2008 terhadap 44 perusahaan dari berbagai industri terdapat lebih dari 50% perusahaan di Indonesia menggunakan tenaga outsource, yaitu sebesar 73%. Sedangkan sebanyak 27%-nya tidak menggunakan tenaga outsource dalam operasional di perusahaannya.

Dari 73% perusahaan yang menggunakan tenaga outsource diketahui 5 alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business (33.75%), untuk menghemat biaya operasional (28,75%), turn over karyawan menjadi rendah (15%), modernisasi dunia usaha dan lainnya, masing-masing sebesar 11.25%. Sementara yang menjadi alasan lainnya adalah :

  1. Efektifitas manpower
  2. Tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama.
  3. Memberdayakan anak perusahaan.
  4. Dealing with unpredicted business condition.

Sedangkan menurut The 2001 Outsourcing World Summit, ada 6 alasan utama untuk Outsourcing, yaitu :

1. Reduce Cost / Mengurangi biaya (36%)

2. Focus on Core / Fokus pada inti (36%)

3. Improve Quality /  Meningkatkan kualitas (13%)

4. Increase speed to market / Meningkatkan kecepatan ke pasar (10%)

5. Foster Innovation / Membantu inovasi (4%)

6. Conserver Capital / Menghemat modal (1%)

Gambar 2: Alasan perusahaan menggunakan jasa outsourcing

Sumber : http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

Outsourcing, tidak terlepas dari perusahaan penyedia (provider) jasa tenaga outsource. Perusahaan harus memilih provider yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan dimana perusahaan outsourcing tersebut harus teruji kualitas yang dijanjikan, serta adanya kesepatan untuk membuat hubungan jangka panjang.

Keputusan untuk mengambil outsourcing tidak hanya bergantung dengan biaya yang harus dikeluarkan, paling tidak ada empat elemen yang harus diperhatikan saat membuat keputusan yaitu:

  • Tingkat layanan dan harga (Service levels and pricing)
  • Kontrak dan hubungan kerja (Contract and relationship)
  • Kepuasan pelanggan (Customer satisfaction)
  • Tujuan strategis

Berdasarkan hasil penelitian tim riset PPM, terdapat beberapa faktor yang menentukan apa saja yang menjadi bahan pertimbangan suatu perusahaan sebelum memilih provider/perusahaan outsourcing yang membangun sistem informasi mereka seperti yang ditunjukkan pada gambar 3 berikut.

Gambar 3 : Faktor pertimbangan perusahaan dalam memilih provider outsourcing

Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008

Berdasarkan hasil survei, diketahui bahwa harga menjadi faktor utama dalam pemilihan partner outsourcing (22.62%). Sedangkan reputasi yang baik dari provider outsource menempati posisi kedua yaitu sebesar 21.43%. Untuk tenaga outsource yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan perusahaan (19.05%), pengetahuan provider outsource terhadap proses bisnis perusahaan (11.90%). Pengalaman sebelumnya menempati posisi kelima dalam pemilihan partner outsourcing (10.71%), diikuti oleh stabilitas provider outsource (8.33%) dan lainnya sebesar 5.95%. Adapun faktor-faktor lainnya adalah pemenuhan persyaratan ketentuan tenaga kerja dan penyerapan tenaga terdekat dengan unit kerja.

Bentuk kontrak outsourcing dapat bermacam – macam, seperti :

  1. Menambahkan pengelolaan TI dengan penambahan sumberdaya dari pihak luar
  2. Mengkontrakkan sistem secara utuh pada pihak luar
  3. Mengkontrakkan hanya sistem operasional dan fasilitasnya.

Berdasarkan The Computer Sciences Corporation (CSC) Index, bentuk kontrak outsourcing dapat dikategorikan menjadi 4 macam, yaitu :

  1. Total outsourcing : outsourcing secara total pada seluruh komponen TI
  2. Selective outsourcing : outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu
  3. Transitional outsourcing : outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem baru
  4. Transformational outsourcing : outsourcing yang fokusnya pada pembangunan dan operasional dari sistem baru

Jasa layanan pengembangan dan penerapan sistem informasi outsourcing  dapat meliputi semua layanan sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sebuah lembaga konsultan Price Waterhouse Cooper, mencantumkan list pekerjaan yang dapat dioutsourcingkan, antara lain:

  • Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
  • Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
  • Data centre operations
  • End-user support
  • Help desk
  • Dukungan teknis (Technical support)
  • Perancangan dan design jaringan
  • Network operations
  • Systems analysis and design
  • Business analysis
  • Systems and technical strategy

Umumnya perusahaan membuat kerangka kerja sistem informasi outsourcing sebagai tuntunan bagi perusahaan outsourcing yang menyediakan jasa layanan pengadaan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan seperti yang tampak pada skema di bawah ini.

Model Framework pengaturan outsourcing Sistem Informasi (adaptasi Phatmal V)

Secara garis besar, cara pengadaan sistem informasi dibagi menjadi tiga, yaitu insourcing, outsourcing, atau pembelian software (perangkat lunak) yang sudah jadi. Setiap cara tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing seperti yang dijelaskan pada tabel di bawah ini.

Tabel 1. Kelebihan dan Kekurangan pada Cara Pengadaan Sistem Informasi

Sumber : http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf

CARA KELEBIHAN KEKURANGAN
Insourcing
  • dapat diatur sesuai kebutuhan
  • lebih mudah diitegrasikan dengan sistem yang sudah ada secara lebih baik
  • proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikendalikan
  • Butuh waktu lama
  • Kemungkinan program mengandung bug cukup besar
  • Dapat menyebabkan pengembang sistem putus asa, karena kesulitannya memahami keinginan pemakai dalam menyatakan kebutuhannya
Membeli Perangkat Lunak Yang Sudah Jadi
  • Bebas memilih sesuai dengan kebutuhan
  • Membutuhkan waktu relatif singkat untuk pengembangan
  • Sudah teruji dan biasanya bebas dari bug
  • Dapat dilakukan uji coba sebelum membeli (terkadang ada yang bergaransi)
  • Dokumentasi lengkap
  • Terdapat kemungkinan tidak mendukung fungsi-fungsi yang spesifik di organisasi
  • Harga mahal
  • Tidak seefisien kalau membuat sendiri
  • Butuh waktu dan biaya tersendiri untuk evaluasi
  • Terdapat kemungkinan tidak kompatibel dengan perangkat keras yang sudah dimiliki
Outsourcing
  • Organisasi/perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada bisnis atau pekerjaan internal
  • Biaya untuk aset teknologi informasi tidak perlu ada/dialihkan ke bagian lain
  • Menyingkat waktu pengembangan
  • Lebih hemat biaya
  • Menjadi sangat bergantung pada pihak luar
  • Kehilangan kendali terhadap sistem dan data
  • Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak luar tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya

Sementara itu menurut Priandoyo (2005), berikut adalah keuntungan dan permasalahan yang ditimbulkan dari layanan outsourcing untuk pengadaan dan pengembangan sistem informasi pada suatu perusahaan :

Tabel 2. Keuntungan dan Permasalahan Pada Pengadaan Sistem Informasi Outsourcing

Sumber : http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1341/1124

KEUNTUNGAN PERMASALAHAN
  • Manajemen TI yang lebih baik, TI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.
  • Fleksibiltas untuk meresponse perubahan TI yang cepat, perubahan arsitektur TI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan
  • Akses pada pakar TI yang lebih baik
  • Biaya yang lebih murah
  • Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem TI-nya bekerja
  • Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja TI.
  • Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna
  • Kurangnya kontrol perusahaan pengguna dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak
  • Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource
  • Perubahan dalam gaya manajemen
  • Proses seleksi kerja yang berbeda

III. KESIMPULAN

Dari pemaparan di atas, diketahui bahwa dalam perencanaan pengadaan dan pengembangan sistem informasi di perusahaan, terdapat beberapa hal yang perlu menjadi pertimbangan perusahaan untuk memutuskan apakah akan menjalankan sistem informasi insourcing, outsourcing atau membeli perangkat lunak yang bebas beredar di pasaran. Setiap cara memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing, serta memberikan keuntungan dan permasalahan yang berbeda.

Dalam menentukan cara apa yang dipakai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan sistem informasi tersebut, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal. Hal tersebut adalah tingkat layanan dan harga (Service levels and pricing), kontrak dan hubungan kerja (Contract and relationship), kepuasan pelanggan (Customer satisfaction) serta tidak lupa memperhatikan apa yang menjadi tujuan strategis perusahaan.

Sistem outsourcing merupakan sistem yang terbukti paling banyak diadopsi oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan perusahaan ingin mengoptimalisasi sumber dayanya dengan mengurangi biaya, perusahaan bisa fokus pada inti bisnis. Selain itu dengan penerapan outsourcing yang menggunakan tenaga profesional dalam bidang teknologi informasi, perusahaan dapat meningkatkan kualitas, meningkatkan kecepatan ke pasar, membantu inovasi serta menghemat modal.

Tidak masalah, cara apa yang akan dipakai perusahaan untuk memenuhi pengadaan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan karena tergantung pada keadaan internal dan kultur bisnis perusahaan. Yang terpenting adalah perusahaan harus memanfaatkan betul sistem informasi yang dibangun seoptimal mungkin. Karena sebaik-baiknya suatu sistem informasi, jika tidak dipakai akan sia-sia belaka.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf

http://bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/2007/205/205-10-Outsourcing-TransactionCostAndInstitutionalTheories.pdf

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1341/1124

http://www.ppm-manajemen.ac.id/uploads/dirfile_research/PAPER%20OUTSOURCING%20final.doc

http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

http://www.oastera.com/outsourcing-partner/